Hoe orden je post
Een (tijdschriften) cassette gebruik je voor je post en administratie in op te bergen. Je hebt 2 cassettes. Een DOEN en een BEWAAR cassette.
- DOEN cassette: hier doe je de post in waar je wat voor moet doen ( afspraak maken, declareren).
- BEWAAR cassette: Hier doe je de post in die je direct kan opbergen ( bankafschrift ).
In je agenda zet je een vaste tijd om de cassette te behandelen. Zo blijft je administratie en post altijd op orde.
Overzichtelijk je administratie op orde
Plek creëren
Wat is een handige praktische plek voor je administratie? Denk aan een tafel, bureau in je woon, studeer of hobbykamer. Als je deze hebt bepaald, kun je aan de slag.
Aanschaf
- 2 tijdschriftcassettes
- tabbladen
- insteekhoesje
- ordners
Grof sorteren
- Je verzamelt alle losse papieren en post van het gehele huis.
- Alle post haal je uit de envelop. De envelop leg op de weg gooi (papier) stapel.
- Je gaat alle papieren/post sorteren op jaartal ( 2018, 2019, 2020 )
- Reclame folders, bonnetjes van eten enz. leg je met meteen op de weggooi
- ( papier ) stapel
- Als je alle post gesorteerd heb, doe je om de post van de oude jaartallen een elastiek en je schrijft het jaartal erop. Dit doe je in een doos. Op de doos vermeld je administratie 2018-2019 en zet je op zolder.
- Let wel op! Belangrijke documenten van belasting, verzekeringspolissen, hypotheek hou je apart en doe je in een aparte ordner in insteekhoesjes met tabbladen er tussen.
Fijn sorteren
- Je gaat nu fijn sorteren met de stapel papieren van het lopend haar. Je sorteert de papieren op DOEN en BEWAAR stapel.
- Je maakt een stapel met DOEN. Op deze stapel komen de papieren waar je een actie voor moet doen, zoals: betalen, declareren, bellen enz.
- Rechtsboven in de hoek vermeld je meteen wat je moet doen. Hier maak je ook weer aparte stapels van.
- De verschillende DOEN stapels doe je apart in een L-mapje. Op het L-mapje plak je een sticker en schrijf je wat je moet doen: betalen, bellen enz.
- Deze L-mapjes doe je in de DOEN tijdschriftencassette.
- De andere papieren gaan op de BEWAAR stapel.
- BEWAAR papieren zijn: bankafschriften, ziekenfonds, auto, verzekeringen enz.
- De BEWAAR papieren doe je in een ordner met tabbladen ertussen. Je bepaalt zelf welke volgorde je het makkelijkst vindt in de ordner
- Ontvang je belangrijke papieren digitaal. Print ze uit en doe ze in de BEWAAR cassette.
Ordners
- Ieder gezinslid krijgt een eigen ordner. Heb je hier te weinig ruimte voor, dan een ordner met tabbladen. Hier komen de persoonlijke BEWAAR documenten in.
- De gezamenlijk papieren; hypotheek, internet/telefoonrekening komen in een gezamenlijke ordner.
- Als alle post is gesorteerd, kun je de post gaan bijhouden.
- De cassettes zet je op een plek waar je makkelijk bij kunt. De post die je ontvangt moet je makkelijk en snel kunnen opbergen.
Bijhouden
- Post die je ontvangt die je niet meteen kan opbergen, doe je in de DOEN of BEWAAR cassette.
- Je zet meteen rechtsboven op de brief wat je moet doen: bellen, afspraak enz.
- Op een vast moment in de week, ga je kijken wat er in de DOEN en BEWAAR cassette zit. Papieren van de DOEN, die je hebt afgehandeld, of meteen gaat afhandelen, gaan naar de BEWAAR cassette. De papieren in de BEWAAR gaan naar de ordners, of mogen weggegooid worden. Bijvoorbeeld: afspraak maken bij de tandarts. De afspraak staat nu genoteerd in je agenda. Het afsprakenkaartje mag weg gedaan worden.
- Als je dit zo wekelijks naloopt is je administratie altijd op orde.
- Tip! Gebruik je agenda om de afspraken te noteren, zo mis je niets. Schiet je in de loop van de dag wat binnen, wat je nog moet doen ( afspraak verzetten van tandarts), schrijf het in je To-do boekje, of anders snel op een blaadje en doe dit in de DOEN cassette. Bij de wekelijkse afhandeling van de cassettes kom je het briefje tegen en kun je het meteen oppakken.